Bürokratlaşmaq felinin sadə və qısa tərifi “bürokrat olmaq” olsa da, gerçəklikdə bu proses daha mürəkkəb və çoxşaxəlidir. Sözün mahiyyətinə daha dərindən nüfuz etsək, bürokratlaşmaq yalnız bir vəzifəyə və ya statusa yiyələnmək demək deyil, əksinə, müəyyən bir sistemin, qurumun və ya hətta bir şəxsin bürokratiya prinsipləri ilə həddindən artıq şərtlənməsini, formalizmin və qaydaların üstün tutulmasını, səmərəliliyin və çevikliyin isə ikinci plana keçməsini əhatə edir.
Bürokratlaşma prosesi təkcə konkret bir insanın deyil, bütövlükdə bir sistemin xarakteristikasına çevrilə bilər. Bu zaman qərar qəbul etmə mexanizmləri ağırlaşır, məsuliyyət dağınıq hala düşür, iş prosesləri ləngiyir və vətəndaşların və ya müştərilərin məmnunluğu azalır. Həddindən artıq formalizm, kağız işlərinin çoxluğu, iyerarxik strukturun sürətlə inkişaf etməsi və şəffaflığın azalması bürokratlaşmanın əsas əlamətləridir.
Maraqlı bir tərəfi də odur ki, bürokratlaşma həm müsbət, həm də mənfi nəticələrə gətirə bilər. Müəyyən hallarda qaydaların və prosedurların ciddi tətbiqi sistemin sabitliyini və ədalətliliyin təmin olunmasını təmin edir. Ancaq həddindən artıq bürokratlaşma sistemin səmərəsizliyini, korrupsiyanın artmasını və vətəndaşların hökumətlə əlaqələrinin pozulmasına səbəb ola bilər.
Beləliklə, bürokratlaşmaq sadəcə bir vəzifəyə yiyələnmək deyil, bir sistemin və ya şəxsin bürokratik əlamətlərlə həddindən artıq şərtlənməsi, qaydaların və formalizmin üstün tutulması, səmərəliliyin və çevikliyin isə ikinci plana keçməsi deməkdir. Bu proses həm müsbət, həm də mənfi nəticələrə gətirə bilər və onun dərəcəsi sistemin effektivliyini və vətəndaş məmnunluğunu birbaşa təsir edir.