Bürokratlaşma, "bürokratlaşmaq" felindən törəmiş bir isimdir və əsasən mənfi bir kontekstdə işlənir. Sadəcə olaraq, bürokratiyanın həddən artıq artması və həyatın müxtəlif sahələrini əhatə etməsi deməkdir. Lakin bu tərif, bürokratlaşmanın mürəkkəb təbiətini tam əks etdirmir.
Bürokratlaşma, qurumların, sistemlərin və ya proseslərin həddindən artıq rəsmiləşməsi, qaydalarla boğulması və qərar qəbul etmə mexanizmlərinin ləngiməsi ilə səciyyələnir. Bu, səmərəliliyin azalmasına, ləngimələrə, qeyri-şəffaflığa və vətəndaşların və ya işçilərin həddindən artıq bürokratik əngəllərlə qarşılaşmasına səbəb olur. Qurumlar öz-özlərini kompleks qaydalar və prosedurlar şəbəkəsinə salır, bu da əsl məqsəddən uzaqlaşdırır və innovasiyanı boğur.
Bürokratlaşmanın kökü, iqtidarın mərkəzləşməsi, səlahiyyətlərin aydın şəkildə bölüşdürülməməsi və hesabatlılığın olmaması kimi problemlərdədir. Həddindən artıq formalizm, sənədləşdirmə və iyerarşik struktur, bürokratlaşmanın əsas göstəriciləridir. Nəticədə, vətəndaşlar və ya müştərilər öz işlərini görmək üçün çoxlu vaxt itirirlər, qərarlar gecikir və ədalətsizliyə yol açıla bilər. Bəzən, bürokratlar öz mövqelərindən sui-istifadə edərək, öz maraqlarını qorumağa çalışırlar.
Maraqlı bir tərəfi də odur ki, bürokratlaşma, özünü tənzimləyən bir sistem kimi də fəaliyyət göstərə bilər. Yəni, problemləri həll etmək üçün yaradılan yeni qaydalar, zaman keçdikcə daha çox problem yaradır və daha çox qaydaya ehtiyac duyulur, bu da bir növ döngəyə çevrilir. Buna görə də, bürokratlaşmanın qarşısının alınması üçün sistemli yanaşma və əsaslı islahatlar tələb olunur. Bu, sadələşdirilmiş prosedurlar, şəffaflıq, hesabatlılıq və vətəndaşların iştirakı yolu ilə mümkündür.