Kartoteka (alm. Karte – kart və yun. theke – qutu, saxlama yeri) termini, öz əsasında, müəyyən sistem üzrə təşkil olunmuş və informasiyanın sürətli axtarışını təmin edən kartların (kartoçkaların) topluşunu bildirir. Bu sistem, informasiyanın effektiv idarə olunması üçün nəzərdə tutulub və hər bir kart müəyyən bir məlumat vahidinə (məsələn, kitab, müştəri, məhsul haqqında məlumat) həsr olunur. Kartoçkalar ümumiyyətlə, standart ölçüdə və formatda olur ki, rahatca saxlanılsın və axtarış aparılsın.
Kartotekaların tətbiq sahəsi çox genişdir. Kitabxanalar, arxivlər, müəssisələr, təşkilatlar və hətta şəxsi istifadə üçün kartotekalar tərtib olunur. Məsələn, kitabxanada kitabların kataloqu, müəssisədə müştərilərin məlumatları, tədqiqatçıda isə məlumatların sistemləşdirilməsi üçün kartotekalardan istifadə olunur. Kartoçkalardakı məlumatlar müxtəlif meyarlar əsasında (alfabetik, tarixi, coğrafi və s.) sıralana bilir ki, bu da informasiyaya tez və asanlıqla çıxışı təmin edir.
Tarixən, kartotekalar əl ilə yaradılırdı və fiziki olaraq saxlanılırdı. Lakin müasir texnologiyaların inkişafı ilə yanaşı, elektron kartotekalar da geniş yayılıb. Elektron kartotekalar kompüterdə saxlanılan məlumat bazalarıdır və axtarış, yeniləmə, tənzimləmə kimi əməliyyatları daha sürətli və effektiv şəkildə yerinə yetirməyə imkan verir. Ancaq, köhnə üsulun özünəməxsus üstünlükləri də var: məsələn, fiziki kartoteka ilə işləmək daha konkret və həssasdır, elektrik kəsilməsindən asılı deyil və informasiyanın etibarlılığını artırır.
Beləliklə, kartoteka sadəcə kartların yığılışı deyil, informasiyanın effektiv idarə olunması üçün düşünülmüş bir sistemdir. O, həm analoq, həm də rəqəmsal formada mövcud ola bilər və müxtəlif sahələrdə əvəzolunmaz bir vasitədir. Kartoteka anlayışının genişliyi və əhəmiyyəti onun davamlı olaraq inkişaf etməsində və müasir informasiya texnologiyalarına inteqrasiyasında özünü göstərir.