Qeydçi sözü, Azərbaycan dilində əsasən iki əsas mənada işlənir. Birinci mənası, hər hansı məlumatı, hadisəni, ya da obyekti sistematik şəkildə qeydə alan, siyahıya salan şəxs deməkdir. Bu, sadəcə olaraq yazmaqdan daha çox, məlumatların düzgün, ardıcıl və asandır şəkildə tapıla biləcəyi şəkildə sənədləşdirilməsini əhatə edir. Məsələn, bir kitabxanada kitabların girişini və çıxışını qeydə alan şəxs, laboratoriyada təcrübə nəticələrini qeydə alan şəxs, və ya müştəri xidmətləri mərkəzində zəngləri və istəkləri qeydə alan şəxs qeydçi kimi adlandırıla bilər. Bu mənada qeydçi, diqqətli, dəqiq və təşkilatçı olma xüsusiyyətlərinə malik olmalıdır.
İkinci mənası isə, daha konkret olaraq, idarə və ya müəssisələrdə gələn və gedən sənədlərin qeydiyyatını aparan işçiyə aiddir. Bu, sənədlərin nömrələnməsi, tarixləndirilməsi, fayllara yerləşdirilməsi və arxivlənməsini əhatə edən sistematik bir işdir. Bu işdə sürət, dəqiqlik, məsuliyyətlilik və sənədlərlə işləmə bacarığı çox önəmlidir. Belə bir qeydçi, adətən, idarənin sənəd axınının hamar və effektiv idarə olunmasında əhəmiyyətli rol oynayır. Onlar, idarənin informasiya sisteminin bir hissəsi olaraq, məlumatların etibarlı şəkildə saxlanılması və lazım olduqda asanlıqla tapılması üçün zəruri iş görürlər.
Ümumiyyətlə, "qeydçi" sözü, müxtəlif kontekstlərdə müxtəlif səviyyələrdə məsuliyyət daşıyan bir peşəni və ya funksiyanı ifadə edir. Hər iki halda da, dəqiqlik, təşkilatçılıq və məsuliyyət bu iş üçün vacib keyfiyyətlərdir.