Kağızlaşma, "kağızlaşmaq" felindən törəmiş bir isimdir və əsasən müəyyən bir prosesin və ya sistemin kağız üzərində rəsmiləşdirilməsi, sənədləşdirilməsi və ya kağız əsaslı vasitələrlə idarə olunması mənasını verir. Sadəcə, bir işin kağızlarla aparılması deyil, daha çox bu prosesin bürokratikləşmə, formalizmləşmə və rəsmiyyətçiliklə əlaqəli bir tərəfini vurğulayır.
Kağızlaşma, texnologiyanın sürətli inkişafına baxmayaraq, hələ də bir çox sahədə öz əhəmiyyətini qoruyub saxlayır. Xüsusilə hüquqi, maliyyə və inzibati sahələrdə kağız sənədlərinin əhəmiyyəti danılmazdır. Bu sahələrdə kağızlaşma, məlumatların saxlanması, təsdiqi və hüquqi əsaslandırılması üçün zəruridir. Ancaq həm də sürətli informasiya axınının maneə törədəni, işlərin uzanmasına və effektivliyin aşağı düşməsinə səbəb olan bir amil kimi qəbul edilə bilər.
Müasir dövrdə kağızsızlaşma və rəqəmsallaşma prosesləri sürətlə inkişaf etsə də, tam kağızsız bir sistemə keçid hələ ki, mümkün görünmür. Çünki bəzi hallarda əl yazısı sənədlərin və ya orijinal imzaların hüquqi və etibarlılıq baxımından əvəzedilməz olduğunu unutmaq olmaz. Beləliklə, kağızlaşma termini müasir dünyada ənənəvi üsulların rəqəmsal texnologiyalarla inteqrasiyasının bir əksidir. Bu, həm müsbət (məlumatların saxlanması və təhlükəsizliyi), həm də mənfi (bürokratiya və yavaşlıq) cəhətləri olan mürəkkəb bir prosesdir.
Nəticə olaraq, kağızlaşma sadəcə kağızın istifadəsini deyil, bir sistemin və ya prosesin rəsmi, sənədləşdirilmiş və bəzən bürokratik bir şəkildə idarə olunmasını əhatə edən geniş bir anlayışdır. Bu anlayışın müsbət və mənfi cəhətlərini anlamaq, müasir idarəetmə və informasiya sistemlərinin daha səmərəli qurulması üçün əsasdır.